Factura simplificada

Gana más dinero usando la factura simplificada

Es curioso, pero la mayoría de los emprendedores con los que he hablado en los últimos años no tienen ni idea de qué es una factura simplificada.

¿Una qué?, preguntan poniendo cara de no-sé-de-que-me-hablas cada vez que les pregunto si emiten facturas simplificadas en su negocio.

Su expresión pasa de extrañeza a sorpresa cuando se enteran de que podrían vender más y aumentar sus ingresos si sustituyeran las facturas completas que envían a sus clientes por facturas simplificadas. Así de simple.

En este artículo te voy a contar brevemente qué es una factura simplificada y cómo puedes usarla en tu negocio para incrementar tus ventas.

Pero primero me gustaría hacerte una pregunta rápida:

¿Emites una factura cada vez que haces una venta?

Porque si no lo haces, tienes un problema.

Por ley, cada vez que vendes algunos de tus productos o servicios tienes que emitir una factura. Así de simple.

No vale un «se me olvidó», un «no sé cómo hacerlo», un «mi asesor me dijo que…» No hay excusas.

Tienes que emitir siempre una factura. Fundamentalmente porque es la única forma que tienes para justificar ante Hacienda la naturaleza del producto o servicio que acabas de vender, el dinero que has recibido por dicha venta y, sobre todo, los impuestos implicados en la transacción.

Las palabras se las lleva el viento. Las facturas no. Es más, tienen que estar disponibles para cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria durante 5 años a partir del momento en que fueron emitidas.

Y no solo debes emitir facturas cada vez que hagas una venta, sino que además también tienes que tener tu propio libro de facturas emitidas, donde, como dice su nombre, desgloses los contenidos de todas tus facturas.

De hecho, si algún día recibes una inspección tributaria (espero que nunca), lo primero que te van a pedir es tu libro de facturas emitidas y copia de todas o varias de tus facturas.

Si quieres saber cómo gestionar tu propio libro de facturas emitidas, puedes darte de alta en nuestro pequeño curso de contabilidad para negocios online. Es gratis 🙂

Ok, supongamos que emites una factura cada vez que haces una venta. Bien hecho. Ahora tenemos que preguntarnos…

¿Qué tipo de factura emites?

Porque se pueden emitir diferentes tipos, dependiendo del tipo de transacción que se quiera documentar.

Lo más normal es que emitas una factura completa. Es la que emiten la mayoría de los negocios. Este tipo de facturas deben contener los siguientes datos:

  • El título «Factura».
  • Un número identificativo, secuencial y único.
  • La fecha de emisión.
  • El NIF, nombre y domicilio fiscal del vendedor.
  • El NIF, nombre y domicilio fiscal del comprador.
  • La descripción de los servicios/productos que forman parte de la venta y su importe unitario.
  • Todos los impuestos aplicados en la venta.
  • El importe total a pagar.

El problema que tienen muchos negocios digitales a la hora de emitir este tipo de facturas es cómo conseguir los datos fiscales del comprador.

Supongamos que estás a punto de vender tu último eBook o una suscripción mensual a tu plan premium. Ya tienes al cliente en el último paso de tu carrito de la compra, solo tiene que introducir los datos de su tarjeta de crédito y, de repente, necesitas que introduzca también su nombre, su NIF, su calle, su código postal, su ciudad, su país… una retahíla interminable de datos para poder emitir la dichosa factura.

Ya puede ese cliente querer tu producto desesperadamente para estar introduciendo todos esos datos, porque lo más probable es que se bloquee ante tanta avalancha de información y pierdas esa venta.

Mención aparte si además es un cliente extranjero y le pides que introduzca cosas como su número de identificación fiscal… Intenta explicárselo.

Pero no te preocupes. Hay una solución a este problema. Sí, lo has adivinado…

¡Facturas simplificadas al rescate!

Desde el año 2013, Hacienda permite emitir facturas simplificadas cuando el importe final de la venta es inferior a 400 € (impuestos incluidos).

La factura simplificada sustituye al antiguo tique o recibo de caja. De hecho, es el documento que te entregan por defecto todos los días cuando compras en el supermercado o cenas en un restaurante.

Una factura simplificada tiene la siguiente apariencia:

Factura simplificada en Quaderno

Como ves, solo tiene dos diferencias con respecto a una factura ordinaria:

  • El título «Factura simplificada».
  • No necesita mostrar los datos del cliente.

Sí, tal y como lo lees. En una factura simplificada no tienes que poner el nombre de tu cliente, ni su NIF, ni su domicilio fiscal… Nada de nada.

Y eso significa que no tendrás que pedirle todos esos datos durante el proceso de compra.

Y ya conoces la fórmula:

Menos datos => Formularios más sencillos => Más ventas

Por fin tu cliente americano no fruncirá el entrecejo cuando quiera darte su dinero y tú le intentes explicar qué es un NIF.

¿Convencido de las ventas de las facturas simplificadas? Ahora viene la parte no tan buena.

No todos los negocios pueden emitir facturas simplificadas

Aunque casi todos los negocios digitales sí pueden hacerlo.

Como te comenté anteriormente, el importe final de la venta no puede superar los 400 € (impuestos incluidos).

Pero eso no es ningún problema. La mayoría de las facturas que suelen emitirse en los negocios digitales están por debajo de ese límite.

El año pasado, los usuarios de Quaderno que facturan en euros emitieron más de 120.000 facturas. El 81% de todas ellas tenían un importe total inferior a esos famosos 400 €.

En segundo lugar, hay operaciones especiales como la entrega intracomunitaria de bienes o la venta a distancia donde no es posible emitir facturas simplificadas. Son casos muy particulares, pero si tienes un negocio especial y dudas al respecto, solo tienes que consultar a la Agencia Tributaria o a tu asesor de confianza.

En todos los casos donde no se pueda emitir una factura simplificada, tendrás que emitir una factura completa. Pero recuerda que SIEMPRE tienes que emitir una factura.

Y ahora es cuando te preguntas…

¿Qué hago con los clientes que exigen una factura completa?

Para que una empresa o profesional se pueda desgravar el IVA que ha abonado en los gastos de su actividad, necesita tener una factura completa que justifique dicho gasto.

Es la única forma que tiene Hacienda de comprobar que esa compra ha sido realizada por tu empresa y no es un tique que encontraste abandonado en alguna parte.

Los particulares no pueden desgravarse el IVA de sus compras. Por eso nunca te pedirán una factura completa.

Pero las empresas y los profesionales sí pueden hacerlo. Por eso, casi siempre te van a pedir una factura con todos sus datos fiscales.

¿Implica eso renunciar a emitir facturas simplificadas?

En absoluto. Puedes emitir una factura simplificada por defecto y, si tu cliente necesita una factura completa, simplemente tienes que pedirle sus datos fiscales completos y le emites la nueva factura con los mismos datos que tenía la factura simplificada.

Como alternativa, puedes tener una opción en tu página de venta, donde tu cliente puede cumplimentar voluntariamente sus datos de facturación si necesita una factura completa.

En Quaderno tenemos una opción para que los clientes puedan solicitar online una factura completa cuando reciben una factura simplificada. Rellenan un pequeño formulario con sus datos y nuestro programa les manda automáticamente la factura final. De forma totalmente autónoma y en cuestión de segundos. ¿Se nota que nos encanta simplificar procesos? 🙂

En cualquier caso, recuerda que solo se puede emitir una única factura completa a partir de una factura simplificada. Vincula ambas facturas en tus libros contables cuando emites una a partir de la otra, para que un mismo tique no acabe reproduciéndose hasta el infinito.

Conclusiones finales

Si tus productos o servicios tienen un precio inferior a 400 € y la mayoría de tus clientes son particulares, no lo pienses más: emite facturas simplificadas.

Tu proceso de venta será más sencillo y aumentarás tus ingresos. Comprobado.

En cualquier caso, lo importante es simplificar todo lo posible tus procesos de gestión. Menos tiempo para burocracia y más tiempo de calidad para tu verdadero negocio.

Por eso en Quaderno hemos implementado sistemas automáticos para la emisión de facturas simplificadas. Solo tienes que conectar tu pasarela de pago o tu plataforma de e-commerce y generaremos automáticamente una factura cada vez que hagas una venta.

Si tienes cualquier pregunta al respecto, no dudes en contactar con nosotros o seguirnos en Twitter. Estaremos encantados de ayudarte.